Kustannussäästöjä paikkatietoinfran hallintaan

Viimeistään taloudellisesti vaikeina aikoina organisaatioiden on etsittävä kustannussäästöjä toimintojen varmistamiseksi. Jos kustannuksia pitäisi nipistää pois myös paikkatietoprosessien saralla, mitä organisaatiot voisivat karsia ja tehostaa? Gispon asiakkaat ja yhteistyökumppanit kysyvät usein, minkälaisia kustannussäästöjä avoimen lähdekoodin paikkatietoratkaisut synnyttävät pitkällä tähtäimellä ja mistä säästöt syntyvät suhteessa eri suljetun lähdekoodin (eng. proprietory) paikkatieto-ohjelmistovalintoihin. Usein keskustelu kohdistuu seuraaviin kolmeen pääsääntöön, jotka pätevät niin julkisen kuin yksityisen sektorin piirissä:   

  1. Katse ohjelmistovalintoihin: lisenssikustannukset kuriin
  2. Tuottavuuden kasvattaminen avoimuudella: avoimilla ohjelmistolisensseillä ja lähdekoodilla voidaan räätälöidä organisaatiokohtaisia ratkaisuja tehokkaasti
  3. Palvelutoimittajien kilpailuttaminen: yhdestä palvelutoimittajasta useampaan

Nämä kolme sääntöä auttavat näkemään kokonaisuuden yleisellä tasolla. Organisaatioiden tilanteet vaihtelevat tosin suuresti, jolloin Gispossa selvitämme tarkemmin, mitä eri ohjelmistovalinnat tarkoittavat kustannuksina. 

Paikkatietoarkkitehtuureja joka lähtöön

Syventyessämme organisaatiokohtaisiin analyyseihin, käymme läpi kysymyksiä, kuten:

  • Mitä erilaisia paikkatiedon käyttötapauksia organisaatiossa on?
  • Minkä suuruinen organisaation paikkatietotiimi on?

Näin voisi syntyä esimerkiksi seuraavanlainen arkkitehtuurikuvaus:

Tässä kyseessä on pelkästään avoimen lähdekoodin paikkatieto-ohjelmistoja hyödyntävästä hypoteettisestä organisaatiosta. Asiakkaillamme on kylläkin tilanteita, joissa paikkatietoinfrastruktuuri on hybridi eli käytössä on niin avoimen kuin suljetun lähdekoodin ohjelmistoja, jolloin onkin selvitettävä, mikä ohjelmistojen kombinaatio on sopivin.

Miten kustannussäästöt sitten syntyvät?

Palataan taas takaisin ohjenuoriin ja alkuperäiseen kysymykseen, mistä kustannussäästöjä saadaan? Ensimmäiseksi, jättämällä pois suljetun lähdekoodin paikkatieto-ohjelmistoihin liittyvät lisenssikustannukset säästetään merkittävästi. 

Sitten tuottavuushyödyt toiminnanvapaudesta: myös organisaation paikkatietoratkaisujen tuottavuus kasvaa, koska avoimen lähdekoodin ohjelmistot mahdollistavat toiminnanvapauden ja siten omien paikkatietoratkaisujen räätälöimiseen ja innovoimisen organisaatiokohtaisissa toimintaympäristöissä. Innovoimisen lisäksi ei voida painottaa tarpeeksi sitä, kuinka suuria kustannushyötyjä organisaatiot saavat siitä, että avoimen lähdekoodin ohjelmistoja voi helposti kytkeä olemassa oleviin IT-arkkitehtuureihin. Usein tämä on jopa mahdotonta suljetun lähdekoodin paikkatietoratkaisujen kanssa, mikä tarkoittaa sitä, että ohjelmistojen kytkemisen sijaan, on hankittava kokonaisia ohjelmistoperheitä, jotta paikkatietoratkaisuista saadaan kokonaisvaltaisia. Tässä tärkeitä seikkoja ovat muun muassa avoimien rajapintastandardien eli Open Geospatial Consortiumin (OGC) asettamien standardien noudattaminen ja myös se, että avoimen lähdekoodin ohjelmistojen usein sallivat lisenssit mahdollistavat organisaatiokohtaisten ratkaisujen näppärän räätälöimisen modernin ohjelmistokehityksen periaatteita noudattaen.

Tuottavuutta kasvattaa myös mahdollisuus skaalata paikkatieto-ohjelmistojen käyttöä: QGISin voi asentaa vaikkapa kaikille organisaation tietokoneille ja paikkatietotietokantoja tai -palvelimien määrää ja kapasiteettia voi lisätä tarpeen mukaan ilman yllätyksellisiä lisäkustannuksia käyttömäärien kasvaessa. 

Lopuksi, avoimen lähdekoodin palveluntarjoajat toimivat vapailla, ei-rajoitetuilla markkinoilla, tarkoittaen että lisäarvopalveluiden, kuten konsultoinnin, koulutuksen ja tukipalveluiden, tarjoamista tai niiden hintaa ei voida rajoittaa yhden palveluntarjoajan tai ohjelmistotalon  puolesta. Tämä itsessään kasvattaa kilpailua ja siten tasapainottaa palveluiden hintoja. kilpailuttamisen mahdollisuuksia    tarjoamista  suljetun lähdekoodin paikkatieto-ohjelmistoihin liittyviä lisäarvopalveluita, kuten konsultointi-, koulutus- ja tukipalveluita, voi hyvin harvoin hankkia useammalta palveluntuottajalta, jolloin tilaajan on ostettava palveluita tai ohjelmistokokonaisuuksia vain yhdeltä toimittajalta ilman mahdollisuutta kilpailutukseen.

Kustannusten kasvaminen pitkällä tähtäimellä

Jos halutaan analysoida avoimen ja suljetun lähdekoodin oletettavia kustannuksia yllä olevan hypoteettisen paikkatietoarkkitehtuurin  näkökulmasta, eriytyisivät kustannusrakenteet todennäköisesti kasvavia kustannuksia analysoivan seuraavan kaavion mukaisesti.    

Graafissa on esitetty arvioidut kulut suomalaiselle keskiverto paikkatiedon hyödyntäjäorganisaatiolle, joka tarvitsisi käyttöönsä paikkatietokannan, GIS-sovelluspalvelimen, GIS-työasemaohjelmistoja ja selainpohjaisen paikkatietojen visualisointiratkaisun. Kaaviossa on kuvattu kumulatiiviset kustannukset avoimen lähdekoodin ja suljetun lähdekoodin ohjelmisto- ja IT-infrastruktuurivalinnoille paikkatiedon toimialalla. Näin avoimen ja suljen lähdekoodin käyrät kuvaavat, miten kustannuksien yhteenlaskettu summa viidennen vuoden päätteeksi eroaa kummankin ohjelmistostrategien suhteen. 

Käyrien väliin jäävä osio kuvaa vuosi vuodelta kasvavia kustannussäästöjä avoimen lähdekoodin ohjelmistovalintojen hyväksi. Tässä mielessä organisaatioiden paikkatietotiimien ja hankintaosaston on pystyttävä katsomaan pitkän tähtäimen kustannusrakenteita, ja etsiä kustannussäästöjä ja tuottavuushyötyjä useamman vuoden aikasäteellä. 

Kustannukset eri vaiheissa ja eri palveluista 

Tehdessä strategisia päätöksiä ohjelmisto- ja IT-infrastruktuurivalinnoissa, voidaan jakaa kustannukset eri kategorioihin, kuten ohjelmistojen käyttöönotosta, kouluttamisesta, tukipalvelusta, ohjelmitsojen ylläpidosta ja lisensseistä syntyvistä kustannuksista. Avoimen lähdekoodin paikkatieto-ohjelmistoja hyödynnettäessä esimerkiksi seuraavanlainen kustannusrakenne viiden vuoden aikasäteellä olisi todennäköinen. 

Taulukosta huomataan, kuinka ensimmäiseen vuoteen kasautuu suurimmat investoinnit kuten minkä tahansa IT-hankinnan tapaan. Ensimmäisen vuoden jälkeen kustannusrakenne tasaantuu eikä ohjelmistojen lisensseistä synny kustannuksia.

Arvioi nyt omaa organisaatiotasi

Nyt voidaan taas palata kolmeen kustannussäästön periaatteisiin ja arvioida oman organisaation paikkatietoinfraa: 

  1. Lisenssi- ja ylläpitokustannukset:
    1. Arvioi organisaation käyttämiä ohjelmistoja, ja jätä pois korvattavissa olevat lisenssi- ja ylläpitokustannuksia aiheuttavat ohjelmistot.
  2. Tuottavuus:
    1. Panosta tuottavuuden kasvattamiseen työvoiman osaamisen kerryttämisellä. 
    2. Käytä ohjelmistoja, jotka mahdollistavat ohjelmistojen ja ohjelmointikirjastojen räätälöimisen organisaation omiin tarkoituksiin kustannustehokkaasti ja ilman ajautumatta ongelmiin muun muassa suljetun lähdekoodin ohjelmistoihin liittyvien lisenssien kanssa. 
  3. Kilpailutus:
    1. Kilpailuta ostopalvelusi ja ohjelmistosi usealla palveluntarjoajilla ja ohjelmistotoimittajilla. 
    2. Älä ajaudu yhden toimittajan lock-in tilanteeseen, jossa et voi kilpailuttaa käyttämiäsi ohjelmistoja ja palveluita.

Mikäli sinua kiinnostaisi tutkia organisaatiosi paikkatietostrategiaa ohjelmistovalintojen ja kustannusrakenteiden suhteen, me Gispossa autamme myös näiden strategisten päätösten valmistelussa. Voimme aloittaa lyhyellä palaverilla organisaationne nykytilan kartoittamiseksi ja kustannussäästömahdollisuuksien tunnistamiseksi. 

Jos haluat vielä itse tutkia suomalaisen julkishallinnon tekemiä paikkatieto-ohjelmistoihin liittyviä ICT- ja muita hankintoja, voit tutustua valtion ja kuntien hankintoihin valtiovarainministeriön ja Hanselin ylläpitämästä tietopalvelusta: https://tutkihankintoja.fi/

Santtu Pyykkönen

Santtu Pyykkönen on aluetieteen HM, jota kiinnostaa erityisesti paikkatieto kaikkine ulottuvuuksineen, avoimen lähdekoodin ohjelmistot ja yhteisöt sekä kaupunkikehitys. Harrastuksina mm. juokseminen ja lukeminen.